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Domande e risposte (aggiornato al 22/11/2021)

06/09/2021

QUESITO – Si prega di confermare che l’ultimo giorno utile per la presentazione delle offerte sia l’11 ottobre 2021.

RISPOSTA – Salvo successiva eventuale modifica del termine, disposta dalla Sede e pubblicizzata nelle forme opportune, si conferma che l’ultimo giorno utile per la presentazione delle offerte è lunedì 11 ottobre 2021 (compreso).

 

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06/09/2021

QUESITO – In riferimento all’Art. 8.5. a) del disciplinare e precisamente al numero dei centri visti da installare nel Paese, si prega di confermare se con la frase “mantenimento dei due VAC già esistenti stabiliti dal precedente/attuale concessionario” si intenda che il nuovo concessionario debba prendersi in carico degli stessi edifici attuali, oppure se invece sia richiesto presentare nuove strutture.

RISPOSTA – Per “mantenimento dei due VAC già esistenti stabiliti dal precedente/attuale concessionario” si intende il mantenimento di due centri visti nelle località (città) in cui sono attualmente stabiliti. Ciò non implica che l’eventuale nuovo concessionario debba mantenere i suddetti centri all’interno degli stessi locali ove sono attualmente ubicati.

 

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17/09/2021

QUESITO – Si chiede di confermare se il servizio gratuito di verifica della documentazione presentata dall’utente (punto 8.5 Offerta tecnica, lettera c) Servizi gratuiti aggiuntivi per tutte le domande presentate del Disciplinare di gara) sarà richiesto solo ed esclusivamente per le domande di visto di tipo D e pertanto di considerare il 20% su questo tipo di domande. Si chiede altresì di confermare il volume dei visti di tipo D.

RISPOSTA – Suddetto limite del 20% non si intende riferito esclusivamente alle domande di visto D. Il numero di pratiche di visto D trattate dall’Ufficio è:

– 2018: 600

– 2019: 818

– 2020: 778

– Gennaio-agosto 2021: 294

 

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17/09/2021

QUESITO – L’art. 2 c) Condizioni particolari di esecuzione del Capitolato tecnico di gara indica l’elenco delle tipologie di visto automaticamente esentate dal pagamento del diritto riscosso dal concessionario. Si chiede di precisare i volumi delle esenzioni sulla base dell’esperienza passata.

RISPOSTA – Circa la formulazione dell’art. 2 c) Condizioni particolari di esecuzione del Capitolato tecnico di gara, si rimanda agli emendamenti di cui all’Avviso n. 791 pubblicato in data 17 settembre 2021. Si riporta di seguito per utile riferimento il volume dei visti esenti dal pagamento della tariffa consolare spettante all’Ufficio concessi nell’ultimo triennio:

– 2018: 1652

– 2019: 2021

– 2020: 379

– Gennaio-agosto 2021: 201

 

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17/09/2021

QUESITO – Si chiede di confermare se il servizio gratuito di traduzione ufficiale di tutti i documenti necessari per la presentazione della domanda (punto 8.5 Offerta tecnica, lettera c) Servizi gratuiti aggiuntivi per tutte le domande presentate del Disciplinare di gara) sarà
richiesto solo ed esclusivamente per le domande di visto di tipo D e in quale percentuale.

RISPOSTA – il servizio gratuito di traduzione ufficiale di tutti i documenti necessari per la presentazione della domanda non si intende riferito esclusivamente alle domande di visto di tipo D. Circa la percentuale di domande rispetto alle quali il servizio potrà essere richiesto, si rimanda agli emendamenti di cui all’Avviso n. 791 pubblicato in data 17 settembre 2021.

 

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17/09/2021

QUESITO – Nel Disciplinare d gara, all’art. 8.5, punto d) Personale, viene dichiarato che per “addetti” si devono intendere i dipendenti adibiti alla ricezione e trattazione delle domande. A tal fine, si chiede di precisare se le figure indicate a seguire possano essere incluse in tale descrizione:

a. Incaricato alla reception

b. Addetti alla Cassa (cassieri)

c. Addetti alla consegna passaporti

RISPOSTA – Non possono rientrare nella definizione di “addetti” ai fini all’art. 8.5, punto d) Personale del Disciplinare di gara i dipendenti che non siano adibiti a mansioni riconducibili alla ricezione e trattazione delle domande. Pertanto non si ritiene che possano rientrare nella suddetta definizione gli addetti adibiti esclusivamente a mansioni puramente ausiliarie rispetto alla presentazione e trattazione delle domande, come l’assistenza dell’utenza alla reception del VAC e la consegna dei passaporti. È invece pacifico che gli addetti allo sportello costituiscono “addetti” ai fini dell’art. 8.5, punto d) Personale del Disciplinare di gara. Parimenti, le operazioni di raccolta della tariffa possono rientrare nella suddetta definizione in quanto l’incasso e il versamento delle tariffe consolari dovute
all’Ufficio, salve le specifiche eccezioni in cui è prevista la gratuità, costituiscono un elemento essenziale per la ricezione e successiva trattazione della domanda di visto.

 

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18/09/2021

QUESITO – In riferimento agli articoli III.2.1) Requisiti generali di ammissione e III.2.2) Requisiti di capacità economica e finanziaria e di idoneità professionale del Bando di Gara: si chiede di precisare quanto segue, ovvero che: Per le aziende NON europee, sia sufficiente la compilazione del DGUE, e NON sia necessario presentare in sede di gara la documentazione relativa alle licenze di business (licenze, registrazioni, statuti, etc.) e ai bilanci societari.

RISPOSTA – Il ricorso allo strumento del Documento di gara unico europeo (DGUE) risponde a finalità di efficienza e semplificazione procedimentale in quanto, da un lato, esonera il concorrente dalla necessità di produrre tutta la documentazione amministrativa al momento della presentazione dell’offerta e, dall’altro, esime l’Ufficio dall’onere di verificare la conformità della documentazione presentata da ogni concorrente. Sarà invece solamente il concorrente aggiudicatario, nel corso delle verifiche amministrative esperite dal RUP ai fini dell’efficacia dell’aggiudicazione e della firma del contratto, a dover consegnare alla Sede la documentazione
corrispondente a quanto dichiarato nel DGUE. Per tali motivi, il Bando di gara (III.2.1, Requisiti generali di ammissione) prevede come obbligatorio il ricorso al DGUE per tutti i concorrenti.

Ciò premesso, si sottolinea che il DGUE include anche una dichiarazione formale con la quale l’operatore economico si impegna a fornire, su richiesta e senza indugio, i relativi documenti. Pertanto, l’Ufficio si riserva la facoltà di richiedere ai concorrenti, in qualsiasi momento nel corso della procedura, di esibire l’intera documentazione ovvero parte di essa.

 

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28/09/2021

QUESITO – I 407 metri quadri del centro servizi di Nur-Sultan riportato sul prospetto riepilogativo del servizio in corso includono solo gli spazi del centro visti dedicati all’Italia oppure anche gli spazi dedicati ad altro Paese?

RISPOSTA – Secondo le informazioni fornite dall’attuale fornitore di servizi, gli spazi del centro servizi di Nur-Sultan sono così suddivisi:

– Spazi esclusivamente dedicati all’Italia          – circa 136 mq

– Spazi esclusivamente dedicati ad altro Paese – circa 160 mq

– Spazi comuni e ambienti di servizio               – circa 111 mq

 

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30/09/2021

QUESITO – Si chiede di chiarire se le superfici dei seguenti centri visti riportati nel prospetto di riepilogo del servizio in corso comprendono solo gli spazi dedicati all’Italia o anche gli spazi dedicati ad altri Paesi: Almaty, Shymkent, Atyrau, Ust-Kamenogorsk.

RISPOSTA – Si riportano di seguito le informazioni richieste relative alla metratura dei centri visti, fornite dall’attuale concessionario del servizio a parziale correzione dei dati pubblicati nel Prospetto riassuntivo del servizio in corso:

– Almaty – il centro visti è esclusivamente dedicato all’Italia.

– Shymkent – il centro visti è condiviso con altro Paese. Superficie complessiva: 59 metri quadrati; spazio esclusivamente dedicato all’Italia: 20 metri quadrati; spazi comuni e ambienti di servizio: 14 metri quadrati.

– Atyrau – il centro visti è condiviso con altro Paese. Superficie complessiva: 151 metri quadrati; spazio esclusivamente dedicato all’Italia: 50 metri quadrati; spazi comuni e ambienti di servizio: 31 metri quadrati.

– Ust-Kamenogorsk – il centro visti è condiviso con altro Paese. Superficie complessiva: 90 metri quadrati; spazio esclusivamente dedicato all’Italia: 30 metri quadrati; spazi comuni e ambienti di servizio: 20,5 metri quadrati.

 

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13/11/2021

QUESITO – Il punto 4.1 Requisiti di capacità economica e finanziaria del Disciplinare di gara stabilisce tra i requisiti di qualificazione un fatturato globale minimo riferito a ciascuno degli ultimi tre esercizi finanziari (2018, 2019 e 2020) non inferiore a quattro volte il valore annuale della concessione. A causa della pandemia e delle relative globali restrizioni agli spostamenti internazionali, tutte le società del settore hanno subito una fortissima riduzione del fatturato nel corso del 2020. Il requisito attuale del fatturato minimo riferito a ciascuno degli ultimi tre esercizi finanziari escluderebbe di fatto diversi operatori dal poter partecipare alla gara. Al fine di garantire la più ampia partecipazione possibile e salvaguardare quindi il principio di concorrenza, si chiede di valutare una modifica del requisito di capacità economica e finanziaria in considerazione delle speciali condizioni verificate nel settore nel 2020, tenendo in considerazione esclusivamente il fatturato globale medio annuo degli ultimi tre esercizi.

RISPOSTA – Si premette innanzitutto che il fatto di aver preso in considerazione i dati del 2020 nel computo della media dei visti trattati dalla Sede ai fini del calcolo del valore stimato della concessione ha di per sé abbassato l’entità di quest’ultimo e, di conseguenza, ha ridimensionato proporzionalmente i requisiti di fatturato richiesti.

In secondo luogo, si attira l’attenzione sulla determina a contrarre integrativa e sugli emendamenti alla documentazione di gara pubblicati in data 25 ottobre 2021, in forza dei quali è stato ricalcolato il valore complessivo stimato della concessione, ridotto dagli originali 3.240.000 Euro agli attuali 2.851.200 Euro. Ne è risultato pertanto conseguentemente ridotto anche il requisito di qualificazione economico collegato al fatturato globale minimo annuo, che è passato dagli originali 648.000 Euro agli attuali 570.240 Euro.

Tali requisiti di capacità economica e finanziaria appaiono in linea con le previsioni del Decreto del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale n. 192/2017 e del Codice degli appalti e rispondono all’interesse della Sede ad aggiudicare la concessione ad un operatore economico che dimostri la solidità necessaria ad eseguire regolarmente e in modo efficiente l’attività oggetto del contratto.

 

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13/11/2021

QUESITO – Al punto 8.3 delle Norme di partecipazione viene richiesto che i concorrenti offrano un prezzo “inclusivo di eventuali imposte locali e qualsiasi altro onere”, tra cui l’IVA. Si segnala che la richiesta di includere le imposte nel prezzo offerto potrebbe non essere in linea con il principio di libera concorrenza, in quanto specifiche tipologie di aziende operano in regime di IVA agevolato. Queste aziende sarebbero in grado di offrire un prezzo inferiore ad altri concorrenti mantenendo invariati i ricavi netti, potendosi quindi avvantaggiare in termini di punteggio rispetto ad aziende che non operano in regime di IVA agevolato.

Recente giurisprudenza ha confermato questa interpretazione. Inoltre, in recenti Bandi di Gara di Rappresentanze Diplomatiche italiane in altri Paesi, il prezzo è stato richiesto esente IVA.

Alla luce di tutto ciò, si richiede di prendere in considerazione la possibilità di inserire nell’offerta economica un prezzo esente IVA, con conseguente calcolo del valore del contratto sul prezzo massimo esente IVA.

RISPOSTA – Le modifiche prospettate sono state apportate con la determina a contrarre integrativa e gli emendamenti alla documentazione di gara pubblicati in data 25 ottobre 2021, ai quali si fa rinvio.

 

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13/11/2021

QUESITO – Servizi aggiuntivi a pagamento: si chiede di confermare se i prezzi dei servizi aggiuntivi a pagamento debbano essere inseriti nell’offerta tecnica, Busta B.

RISPOSTA – Nella Sezione 7.2 del Disciplinare, alla lettera B. Offerta tecnica, sono indicati i documenti che vanno inseriti nella busta B, ossia quelli attinenti all’offerta tecnica.

Nella Sezione 8.5 del Disciplinare, dal titolo “Offerta tecnica”, sono indicati alla lettera b) i punteggi attribuibili per l’offerta di servizi aggiuntivi a pagamento.

Ne consegue che i prezzi dei servizi aggiuntivi a pagamento dovranno essere inclusi nella busta B.

 

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22/11/2021

QUESITO – il Bando di gara stabilisce che “Il soggetto Aggiudicatario si impegna all’iscrizione nel registro delle imprese dello Stato o alla costituzione di una società di diritto locale ove ha sede la Missione diplomatico-consolare”. Allo stesso modo, nel Disciplinare di gara stabilisce che “il soggetto aggiudicatario si impegna all’iscrizione nel registro delle imprese in Kazakhstan ovvero alla costituzione di una società di diritto locale entro 60 (sessanta) giorni dalla stipula del contratto”.

Riguardo tale previsione, si chiede di confermare che, nel caso in cui la gara sia aggiudicata ad un raggruppamento temporaneo di imprese (RTI), il contratto sarà sottoscritto dalla mandataria del RTI costituito e, nei 60 giorni successivi, i componenti dello RTI dovranno costituire una società di diritto locale partecipata dagli stessi componenti secondo le stesse percentuali di partecipazione al RTI.

RISPOSTA – Si conferma la validità della suddetta opzione.

QUESITO – Oltre all’ipotesi suddetta, ovvero la costituzione di una società di diritto locale partecipata dagli stessi secondo le medesime percentuali, si chiede di confermare che sia possibile la seguente opzione alternativa: ciascuno dei componenti del raggruppamento temporaneo di imprese risultato aggiudicatario costituisce una società unipersonale di diritto locale (perciò iscritta nel registro delle imprese della Repubblica del Kazakhstan); tali società di diritto locale si costituiscono in RTI ed eseguono in tale forma la concessione oggetto della gara.

RISPOSTA – L’art. 233 del Codice Civile della Repubblica del Kazakhstan prevede la figura giuridica del consorzio («консорциум»), definito quale associazione temporanea e implicante uguali diritti e obblighi, costituita su base pattizia e diretta allo svolgimento di attività economica, nella quale più persone giuridiche, mantenendo la propria autonomia, mettono in comune risorse e coordinano azioni volte al raggiungimento di concreti obiettivi economici. Le relazioni tra i membri del consorzio, e in particolare le norme relative all’amministrazione del medesimo, sono disciplinate dal contratto costitutivo. I membri del consorzio sostengono una responsabilità solidale per le obbligazioni legate all’attività del consorzio, a meno che non sia diversamente pattuito nell’accordo consortile. Il consorzio cessa al raggiungimento degli scopi prefissi ovvero per decisione dei suoi membri.

Pertanto, in base a tale opzione, il raggruppamento temporaneo di imprese italiano parteciperebbe, in quanto tale, alla gara. Successivamente all’aggiudicazione e alla stipula del contratto, le singole società componenti il RTI italiano si registrerebbero singolarmente nel registro delle imprese della Repubblica del Kazakhstan e procederebbero alla formazione del consorzio di diritto kazako, il quale eseguirebbe la concessione oggetto della gara.

Ciò premesso, si suggerisce ai potenziali concorrenti di svolgere un approfondimento giuridico volto a valutare le differenti opzioni esposte, ovvero anche la possibilità di ricorrere ad eventuali ulteriori opzioni sulla base della legislazione della Repubblica del Kazakhstan.

 

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22/11/2021

QUESITO – Come già sottolineato in altre gare, si prega di conferma che non sia necessaria la registrazione del raggruppamento temporaneo di imprese partecipante alla gara qualora entrambe le aziende siano già localmente registrate.

RISPOSTA – Si veda la risposta al quesito precedente.